Behandling av personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Aschehoug er opptatt av å beskytte personvernet til de Aschehoug har et forhold til og som Aschehoug behandler personopplysninger om.  

Aschehoug behandler kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne levere våre tjenester, oppfylle forpliktelser og yte god service overfor våre brukere og kunder, samt personopplysninger som vi er lovpålagt å behandle. 

Behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering, er underlagt særskilte regler, herunder personvernlovgivningen. Aschehoug er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i alle forhold hvor Aschehoug har bestemt at behandling skal skje og hvordan behandlingen skal gjøres. Se nedenfor for hvordan du kan kontakte Aschehoug.  

For personopplysninger som behandles i Aschehougs tjenester vil Aschehoug være databehandler, som da vil presiseres for den enkelte tjeneste nedenfor.

Hva bruker vi personopplysningene til?

 Som behandlingsansvarlig behandler Aschehoug følgende personopplysninger:

For forfattere, potensielle forfattere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere

Behandlingen omfatter av kontaktopplysninger om nevnte samt informasjon knyttet til kontakt med vedkommende, herunder med kontaktpersoner.  

Formålet med behandlingen er å gi oppfølgning, kontakt med nevnte, og oppfylle avtaler og forpliktelser.  

Behandling av personopplysninger foretas på grunnlag av avtale (personvernforordningen artikkel 6 (1) b) eller berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 (1) f). Behandling på grunnlag av berettiget interesse er basert på at Aschehoug har en interesse av å ha kontakt med forfattere, leverandører mv. og har vurdert at personvernet til den enkelte ikke går foran Aschehougs interesse.

Kontakt med kunder

Behandlingen omfatter kontaktopplysninger, kjøpshistorikk, historikk på kontakt og support mv. for kunder av Aschehoug.  

Formålet med behandlingen er å besvare henvendelser fra kunder, gjennomføre bestilling og betaling, sende produkter og yte tjenester. Vi sender også informasjon og spørreundersøkelser til kunder.  

Behandling foretas på grunnlag av samtykke (personvernforordningen artikkel 6 (1) a), avtale (personvernforordningen artikkel 6 (1) b), eller berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 (1) f). Behandling på grunnlag av berettiget interesse er basert på at Aschehoug har en interesse av å ha kontakt med kunder og har vurdert at personvernet til den enkelte ikke går foran Aschehougs interesse.

Logging av informasjon på nettsider og i våre systemer

For nettsider behandles det statistikk og bruksmønstre for nettsidene.  

Formålet med behandlingen er å gi best mulig brukeropplevelse og kommunikasjon på digitale flater, samt å forbedre og tilpasse informasjon og markedsføring til kunden på bakgrunn av handlingsmønstre og atferd.  

Behandling foretas på grunnlag av berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 (1) f) eller samtykke der det er påkrevet (personvernforordningen artikkel 6 (1) a). Behandling på grunnlag av berettiget interesse er basert på at Aschehoug har en interesse av å ha kontakt med kunder og har vurdert at personvernet til den enkelte ikke går foran Aschehougs interesse. 

Vi samler også inn og behandler systemdata knyttet til våre nettsider og produkter/tjenester. Det samles da inn logger, systemdata, informasjon knyttet til brukere, som IP-adresser, enheter som brukere benytter mv.  

Formålet med denne behandlingen er feilsøking i tilfelle feil eller problemer med produkter/tjenester, sikkerhetssikring og -undersøkelser, og andre systemtekniske forhold. Det er kun IT-personell og våre leverandører på tekniske løsninger som vil ha tilgang til disse opplysninger. 

Behandlingen for disse opplysningene foretas på grunnlag av berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 (1) f). Det anses å foreligge en berettiget interesse for Aschehoug i å sikre og kontrollere våre systemer på bakgrunn av formålet ovenfor, og vi har vurdert at den enkelte registrertes personvern ikke går foran Aschehougs berettigede interesse.

Spesielt for undervisningstjenester fra Aschehoug

Aschehoug leverer en rekke tjenester knyttet til undervisning for barnehage og skole. Tjenestene omfatter interaktive oppgaver, bøker, spill, tekster, animasjoner mv., med det formål å gi opplæring på en digital plattform.  

Aschehoug vil være databehandler for tjenestene, og informasjonen nedenfor gis for informasjon til brukere av tjenesten. Mer informasjon vil kunne gis av behandlingsansvarlig, som vil være den enkelte skoleeier som gir lærere, andre ansatte og elever tilgang til tjenestene.  

Grunnlag for behandling av personopplysninger for undervisnings-tjenestene er skoleeiers generelle opplæringsplikter slik de følger av opplæringsloven med forskrifter, læreplaner og rundskriv, dvs. for å oppfylle en rettslig forpliktelse (personvernforordningen artikkel 6 (1) c). Plikten til å gi lovbestemt opplæring nødvendiggjør at personopplysninger om elever og ansatte behandles i pedagogiske nettjenester som ivaretar læringsmålene for ett eller flere fag. 

Hva som behandles av personopplysninger og hvordan behandlingen skjer ved tjenester avhenger av hvem som bruker tjenestene og hvilke tjenester som brukes. Følgende gjelder for tjenester fra Aschehoug, herunder aunivers.no og lokus.no:

Behandling av personopplysninger om lærere/ansatte

Behandling av personopplysninger om lærere/ansatte gjøres for drift, tilgjengeliggjøring og administrasjon av tjenestene, herunder:  

• Å identifisere deg som en lærer for å kunne gi deg tilgang til de digitale læremidlene som du har kjøpt, eller som skolen har kjøpt til deg 
• Å gi deg produkter tilpasset din profil (trinn, fag, målform osv.) 
• Å kunne yte brukerstøtte hvis du trenger hjelp
• Å gjøre det mulig for deg å kommunisere/samarbeide med andre lærere og elever 
• At du lett kan finne igjen hvor du var sist i tjenesten 
• At du skal kunne se dine elevers progresjon og resultater 
• At du skal kunne legge til rette for tilpasset undervisning, veiledning og vurdering av elevens arbeid 
• Å identifisere deg som innkjøper hvis du gjør et kjøp slik at ditt navn og ressursnummer kommer med på fakturaen til skolen

Personopplysninger som blir innhentet og behandles er: 

• Kontaktinformasjon/identifiserende informasjon som fornavn, etternavn, brukernavn, epostadresse, telefonnummer, organisasjon, unik ID
• Rolle, trinn, fag og målform
• Logging av aktivitetsdata i enkelte tjenester for at lærere skal kunne følge opp progresjonen for elever tilknyttet skolen
• Hvilke produkter du har tilgang til 
• Rekvisisjonsnummer/ressursnummer dersom du gjør et kjøp

Opplysningene innhentes inn fra: 

• Personlige data om deg vil bli hentet fra FEIDE, som navn, skole, klassetrinn, gruppetilhørighet og epost
• I tillegg vil du selv kunne lagre enkelte tilleggsdata, som f.eks. fag, gruppetilhørighet og målform 

Følgende vil kunne få tilgang til personopplysningene: 

• Personopplysninger som er nødvendige for fakturering/support vil være tilgjengelig for Aschehoug og for ansatte ved din skole 
• Kontaktinformasjon vil være tilgjengelig for elever og andre lærere og administratorer på din skole 
• Bruker du FEIDE til å logge på tjenester som er integrert med Aunivers.no og lokus.no (for eksempel unibok.no) vil denne tjenesten sjekke om du har en brukerkonto og eventuelt hvilke produkter du dermed skal ha tilgang til

Betalingsinformasjon som innhentes når en innkjøpere betaler med kredittkort krypteres av vår betalingsleverandør og er ikke tilgjengelig for Aschehoug. Aschehoug vil kun se hva som er bestilt og at kjøpet er fullført. 

Opplysningene vil ikke bli formidlet til andre.  

Du vil motta epost med produktinformasjon om du har samtykket til dette. Slikt samtykke kan du trekke til enhver tid, enten ved bruk av lenke i eposten eller ved å kontakte oss. Se nedenfor for kontaktinformasjon.

Behandling av personopplysninger om elever

Behandling av personopplysninger om elever gjøres for å gjøre tjenestene tilgjengelig for elevene, herunder: 

• Du skal få tilgang til de produktene som skolen eller andre har kjøpt til deg
• Visningen på tjenestene skal tilpasses deg, slik at du enkelt skal kunne finne det du har bruk for du lett kan finne igjen hvor du var sist/hvor langt du var kommet
• Læreren kan vurdere arbeidet ditt og hjelpe deg i læringsarbeidet 
• Brukerstøtte kan hjelpe deg hvis du trenger det
• Du skal kunne se hva du har gjort, hvilke resultater du har oppnådd, slik at du selv kan vurdere hva du har lært og hva du bør jobbe mer med

Personopplysninger som blir innhentet og behandles er: 

• Navnet og brukernavnet ditt, skole, FEIDE-ID, rolle (elev/lærer), trinn, fag, målform og kontaktopplysninger (som epost)
• Hvilke produkter du har tilgang til 
• Hvilke grupper/klasser du tilhører
• Din bruk av produktene (hva du har jobbet med og hvilke resultater du har oppnådd), herunder logging av aktivitetsdata for å tilby tilpasset opplæring for den enkelte elev, og for at lærere skal kunne følge progresjonen for elever tilknyttet skolen

Opplysningene innhentes fra: 

• Personlige data om deg vil bli hentet fra FEIDE, som navn, skole, klassetrinn, gruppetilhørighet og epost 
• I tillegg vil du selv eller din lærer kunne lagre enkelte tilleggsdata, som f.eks. trinn, gruppetilhørighet og målform 
• Logging av dine aktiviteter i systemet

Følgende vil kunne få tilgang til personopplysningene: 

• Brukerstøtte hos Aschehoug om det er nødvendig med brukerstøtte
• Ansatte på skolen din vil kunne se personopplysninger som er nødvendige for å kunne veilede og hjelpe deg
• Opplysninger om progresjon og resultatene av læringsarbeidet vil kunne vises for deg og for dine lærere 
• Hvis du bruker FEIDE til å logge på tjenester som er integrert med tjenestene fra Aschehoug, som Aunivers.no og lokus.no (for eksempel unibok.no) vil denne tjenesten sjekke om du har en brukerkonto og eventuelt hvilke produkter du dermed skal ha tilgang til

Det er kun eleven selv og dennes lærere som vil kunne se opplysninger om progresjon og resultatene av elevens læringsarbeid. 

Opplysningene vil ikke bli formidlet til andre dersom det ikke foreligger aksept fra behandlingsansvarlig.

Behandling av personopplysninger om selvregistrerte brukere

For selvregistrerte brukere er Aschehoug behandlingsansvarlig.  

Behandling av personopplysninger om selvregistrerte brukere gjøres for å gjøre tjenestene tilgjengelig, herunder:

• Å identifisere deg som en bruker for å kunne gi deg tilgang til de digitale læremidlene som du har kjøpt eller som noen har kjøpt til deg
• Å gi deg produkter tilpasset din profil (trinn, fag, målform osv.)
• Å kunne yte brukerstøtte hvis du trenger hjelp 
• At du lett kan finne igjen hvor du var sist

Personopplysninger som blir innhentet og behandles er:  

• Kontaktinformasjon/identifiserende informasjon som fornavn, etternavn, brukernavn, epostadresse, telefonnummer, fag og målform 
• Hvilke produkter du har tilgang til
• Din bruk av produktene (hva du har jobbet med og hvilke resultater du har oppnådd), herunder logging av aktivitetsdata i enkelte tjenester for å tilby tilpasset progresjon for den enkelte elev, og for at lærere skal kunne følge opp progresjonen for elever tilknyttet skolen

Opplysningene innhentes inn fra: 

• Personlige data om deg er hentet fra de data du selv la inn ved registreringen 
• I tillegg vil du selv kunne lagre enkelte tilleggsdata, som f.eks. fag, trinn og målform

Følgende vil kunne få tilgang til personopplysningene:  

• Personopplysninger som er nødvendige for fakturering/support vil være tilgjengelig for de som jobber med support og med salg/fakturering hos Aschehoug  
• Aschehoug vil kun se hva som er bestilt, og at kjøpet er fullført 

Betalingsinformasjon som innhentes når en innkjøpere betaler med kredittkort krypteres av vår betalingsleverandør og er ikke tilgjengelig for Aschehougs ansatte. Aschehoug vil kun se hva som er bestilt og at kjøpet er fullført. 

Opplysningene vil ikke bli formidlet til andre.

Felles behandleransvar for visse behandlinger

H. Aschehoug & Co (W. Nygaard) AS er et konsern som består av flere hel- og deleide selskaper. Universitetsforlaget AS er et heleid selskap av H. Aschehoug & Co (W. Nygaard) AS som organisatorisk er knyttet tett til morselskapet ved at de to forlagene deler en rekke fellestjenester og er lokalisert på samme adresse. Av denne grunn har H. Aschehoug & Co (W. Nygaard) AS og Universitetsforlaget AS et felles behandlingsansvar for en del behandling av personopplysninger. Dette omfatter bl.a. kundebehandlingssystemet (CRM).

Lagring og deling av personopplysninger

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.  

Lagring gjøres dersom det kan være nødvendig for å oppfylle eventuelle lovpålagte plikter, for eksempel etter regnskapslovgivningen.  

For tjenester fra Aschehoug vil alle opplysningene vil bli slettet dersom konto ikke har vært i bruk de siste seks månedene og/eller det er ikke gyldig lisens knyttet til kontoen, om det ikke foreligger annet grunnlag for lagring, som lovpålagte plikter, se ovenfor.  

Kjøpshistorikk slettes etter fem år, om vi ikke trenger det lenger etter lovgivningen.  

Selvregistrerte brukere vil få varsel før sletting utføres til den epostadresse som er registrert på profilen.  

Systeminformasjon, som logger og IP-adresser, slettes fortløpende etter hvert som logger overskrives, men beholdes normalt i tre måneder. 

Dersom du av andre grunner ønsker å bli slettet fra tjenestene, vennligst ta kontakt med oss på personvern@aschehoug.no. Du vil imidlertid ikke kunne bli slettet om Aschehoug har behov for å beholde opplysningene, som for å oppfylle lovpålagte plikter eller avtaler Aschehoug er bundet av.  

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre vi har formål for dette og det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. Se ovenfor for mer om deling og overføring av personopplysninger knyttet til de enkelte tjenester. Aschehoug bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Sletting kan du først kreve dersom personopplysningene om deg ikke lenger er nødvendig å behandle, eller én av de andre grunnene til sletting i personvernforordningen artikkel 17 foreligger. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og rett til dataportabilitet i enkelte tilfeller. Om Aschehoug er databehandler for tjenestene du benytter, se ovenfor, må du kontakte den som er ansvarlig for tjenesten som behandlingsansvarlig for å utøve dine rettigheter. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no 

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende oss skriftlig informasjon om hva henvendelsen gjelder via personvern@aschehoug.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. 

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg og ikke noen som gir seg ut for å være deg. 

Du kan til enhver tid melde deg av våre nyhetsbrev ved å klikke på lenke i nyhetsbrevet eller trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss ved å sende en skriftlig henvendelse via personvern@aschehoug.no.

Bruk av informasjonskapsler (cookies) og tilsvarende teknologi

Informasjon om bruk av informasjonskapsler (cookies) på Aschehougs nettsider og tjenester finnes her.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no. 

Behandlingsansvarlig og kontakt

Behandlingsansvarlig og det daglige ansvaret for å oppfylle pliktene knyttet til personvern er:  

H. Aschehoug & Co. 
Postboks 363 Sentrum 
0102 Oslo 

Det er brukerstøtte hos Aschehoug Undervisning som kan kontaktes vedrørende behandling av personopplysninger.  

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller om bruk av dine personopplysninger, kan vi kontaktes på personvern@aschehoug.no.